This Charter was adopted General Assembly of the Association in Accra, Ghana, on 23 July 2015
Preamble
- Inspirées par l’engagement et le dévouement renouvelés en faveur de la démocratie en Afrique et le noble but de créer, étendre, renforcer et supporter un ordre démocratique en Afrique ;
- Reconnaissant que le processus électoral et la tenue périodique d’élections libres et équitables sont d’une importance cruciale à l’évolution de la culture et des systèmes démocratiques, ainsi qu’à la consolidation des idéaux démocratiques consacrés par la déclaration universelle des droits de l’homme ;
- Désireuses de contribuer à la promotion de la démocratie, en tant que système politique de gouvernement responsable et disposé à rendre compte, en inculquant les valeurs et le comportement démocratiques ;
- Conscientes des défis à relever par les institutions publiques africaines en charge de l’administration, de la supervision, de la conduite et de l’observation des processus électoraux ;
- Soucieuses de la nécessité d’un effort concerté en vue de minimiser la vulnérabilité du processus démocratique en Afrique ;
- Acquises à une collaboration très étroite, à la concertation, à l’établissement des liens susceptibles d’assurer le développement et la sauvegarde d’une culture démocratique et d’un processus électoral dynamiques ; et
- Décidées à créer une association des autorités électorales africaines, préalable indispensable à la résolution des problèmes liés au processus de démocratisation et de collaboration entre les membres ;
Chapitre I
Création et objectifs
Création
- Par la présente charte, les autorités électorales créent un organisme dénommé Association des Autorités Electorales Africaines, ci-dessous désigné l’Association ;
- L’association est un organisme continental qui dispose d’une personnalité juridique, de la capacité et du pouvoir de conclure des contrats, d’acquérir, d’avoir la propriété et de disposer de biens meubles et immeubles, et d’ester en justice ;
- L’Association est une entité a politique, autonome et indépendante qui entretient d’étroites relations professionnelles avec l’Union Africaine et les institutions connexes ;
- Le siège de l’Association est déterminé par l’assemblée générale.
Objectifs
L’Association poursuit les objectifs suivants :
- Promouvoir des élections libres transparentes et crédibles à travers le partage des expériences et des connaissances ;
- Promouvoir les principes d’indépendance et d’impartialité parmi les responsables électoraux;
- Promouvoir la confiance de la population dans les processus électoraux grâce à des procédures électorales ouvertes et transparentes ;
- Assurer l’avènement de responsables électoraux professionnels, dotés d’un grand niveau d’intégrité, d’un sens élevé du service public, de solides connaissances des pratiques électorales, et d’un engagement ferme pour les élections démocratiques ;
- Promouvoir la participation de tous les acteurs au processus électoral;
- Encourager la mise sur pied de lois et de réformes qui épousent les principes de gestion électorale internationalement admis;
- Mettre en place des fonds destinés à l’information et à la recherche en matière électorale ;
- Inciter l’engagement en faveur de la création d’une culture et d’un environnement démocratiques dans lesquels des élections paisibles peuvent être organisées;
- Nouer des relations avec des organismes qui poursuivent des objectifs similaires ;
- Fournir ou faciliter le soutien technique aux membres ;
et mener toute autre action allant dans le sens de la réalisation de ses objectifs.
Chapitre II
Membership
L’Association regroupe les autorités électorales du Continent africain qui souscrivent à la charte suivante :
- Toute autorité électorale désireuse d’adhérer à l’Association notifie par écrit le Secrétaire Général de sa volonté de se conformer à la charte. Le secrétaire Général saisit les autres membres de la notification ainsi reçue ;
- Les droits d’adhésion s’élèvent à 5 000 dollars ;
- Ces droits sont exigibles au cours du premier trimestre de chaque année ;
- Les autorités électorales membres intègrent les droits d’adhésion à l’AAEA dans leurs budgets annuels ;
- Les membres qui ne sont pas à jour de leurs droits d’adhésion peuvent prendre part aux réunions de l’Association, cependant sans droit de vote ; et
- Members shall pay the cost of their participation in General Assembly meetings. However, those who cannot pay may apply to the AAEA for assistance.
Cessation de l’adhésion
- Toute autorité électorale membre peut quitter l’Association après notification par écrit de sa décision au Secrétaire Général, qui en informe l’assemblée générale ;
- Le Secrétaire Général présente la lettre de démission ainsi reçue à la première assemblée qui suit la réception de ladite lettre, pour prise en compte ;
- Le montant versé au titre de droits par la commission démissionnaire est confisqué au profit de l’Association.
Chapitre III
Organes et fonctions
5. L’Association est constituée des organes suivants :
- L’assemblée générale
- Le comité exécutif, et
- Le secrétariat.
L’assemblée générale
- L’assemblée générale est l’organe suprême de prise de décision au sein de l’Association. Elle est constituée des membres de l’Association ;
- L’assemblée générale se tient au moins une fois tous les deux ans et, en dehors de cette éventualité, sur décision du comité exécutif ;
- L’assemblée générale élit comme président de séance la personne qui est à la tête de l’OGE qui accueille l’assise ;
- Le vice-président et les cinq membres du comité exécutif sont élus par l’assemblée générale pour un mandat de deux ans renouvelable une fois ;
- L’assemblée générale fixe ses règles de procédure ;
- Les participants à l’assemblée générale s’acquittent des frais de participation ;
- Le quorum est atteint au tiers des membres de l’Association ;
- Les amendements à la charte sont adoptés aux deux-tiers des membres présents et détenteurs du droit de vote ;
- Les autres décisions de l’assemblée générale sont prises par consensus ou, à défaut, par la majorité simple des membres présents et détenteurs du droit de vote ;
- Each Member shall have only one vote. In the event of a tie, the Chairperson shall have a casting vote.
11. Functions of General Assembly
- The General Assembly shall consider issues of common interest and adopt decisions in accordance with the provisions of this Charter and its own rules of procedure. It shall in particular:
- Consider proposals or questions of common interest submitted by its members, the Executive Committee or the Secretariat;
- Adopt policies and approve the programme of work of the Association and the Secretariat;
- Receive and consider any report submitted for consideration; and
- Perform other functions that are conducive or supportive to the afore-going and in furtherance of its objectives.
7. The Executive Committee
- The Executive Committee shall be accountable to the General Assembly.
- The Executive Committee shall be composed of the Chairperson, Deputy Chairperson and the five members elected by the General Assembly representing the different regions of the of the continent.
Functions of the Executive Committee
- Acting on any matter referred to it by the General Assembly and for making recommendations to the General Assembly in conformity with the present Charter;
- Ensuring the implementation of the decisions of the General Assembly.
- Considering proposals from members and the Secretariat regarding the implementation of the decisions of the General Assembly;
- Approving the annual budget of the Association and the auditor’s report on the execution of the said budget;
- Approving the internal rules and regulations of the Secretariat;
- Determining control mechanisms for supervising the financial activity of the Secretariat;
- Performing any other function arising from the present Charter and from the recommendations and decisions of the General Assembly.
- The Executive Committee shall meet once a year and shall hold extraordinary meetings when convened by the Chairperson.
- The Executive Committee shall establish its own rules of procedure.
The Secretariat
- The Secretariat is the permanent organ of the Association. It shall perform functions assigned to it in the present Charter and shall carry out the duties entrusted to it by the General Assembly and the Executive Committee.
- The Secretariat shall consist of the Secretary General and other such personnel as may be necessary for the execution of the functions entrusted to it. (to be removed and the clause amended in line with the proposed organogram)
- The Secretariat shall be responsible for the administration and implementation of decisions of the General Assembly of the Association and shall inter alia:
- Serve as the Headquarters of the Association;
- Submit reports on the Association’s activities to the Executive Committee and or the General Assembly;
- Be responsible for the preparation and arrangements of meetings of the General Assembly and the Executive Committee;
- Prepare recommendations concerning the work of the Association for consideration by the appropriate organs of the Association;
- Prepare surveys, studies, information and guidance on legal and political matters of common concern to and essential to the general wellbeing of member;
- Prepare draft proposals and agreements on matters arising from the decisions and recommendations of the General Assembly and the Executive Committee;
- Prepare programme budget of the Association and, upon the approval of the Executive Committee, submit the same to the General Assembly;
- Serve as the custodian of the Association’s documents;
- Establish relations of cooperation, in accordance with decisions reached by the General Assembly and the Executive Committee, with other regional and international electoral organizations or any other organizations which are concerned with electoral processes;
- Notify members of the dates of meetings of the General Assembly;
- Prepare and circulate minutes of the General Assembly meetings and any other relevant documents;
- Facilitate and coordinate cooperation among members; and
Perform such other functions as may from time to time be determined by the General Assembly or the Executive Committee
Role of Executive Committee in Recruitment of Staff of the Secretariat.
9. Secretary General
- The Secretary General shall be the chief Executive Officer of the Association; He/she shall represent the Association in its relations with the officials of member institutions and other regional electoral associations as well as with other international and regional organisations.
- The Secretariat shall be appointed by the General Assembly and shall be the Secretary of the Executive Committee.
- During the temporary absence or disability of the Secretary General, the most senior official of the Executive Secretariat shall perform his/her full duties.
- The Executive Committee has the power to recommend to the host EMB the removal of the Secretary General on grounds of proven misbehaviour, incapacity, neglect of duty or other like cause, after he/she has had an opportunity to make representations to the Executive Committee against such an action. The host EMB shall recommend a suitable replacement. The Executive Committee Executive Committee shall meet on the matter and inform the General Assembly accordingly.
- The Secretary General shall be an ex-officio member of the Executive Committee, but shall not participate in deliberations where action in accordance with 16.9.4 of this Charter is being discussed.
- The Secretary General, subject to approval by the Executive Committee, shall:
- Create such departments at the Secretariat as may be necessary to fulfil its duties; and request for appropriate personnel for the Secretariat.
- The Secretary General shall present to the General Assembly audited financial statement. In between meetings of the General Assembly, a financial statement should be presented to the Executive Committee.
Chapter IV
Miscellaneous Provisions
- The Members of the Association agree to:
- Implement the recommendations and decisions adopted by the General Assembly;
- Render to the Association and its officers the assistance needed in the execution of their duties as defined by the present Charter;
- Keep the Association informed of progress made in the implementation of the recommendations and decisions adopted by the General Assembly; and
- Make appropriate contributions for the functioning of the Association.
- The Charter shall not affect the rights and obligations of the members of the Association arising out of agreements which they have already concluded.
- Any agreement already concluded or which may be concluded in the future between a Member and any other organisation shall not be binding on the Association.
- Members of the Association who wish to establish closer relations of cooperation than those provided for in the Charter may conclude agreements to that effect, provided that they are not in violation of the letter and spirit of the Charter.
- The Association may establish and maintain relations with other regional and international electoral organisations.
- AAEA partners shall include the following:
- African Union Commission
- Funding Agencies
- International and Regional Electoral Networks
- Any other category as may be determined by the General Assembly
African Union Commission shall be a key partner of the AAEA
Observers
The Executive Committee may invite other organisations which are not members of the Association to participate in the deliberations of the General Assembly as observers.
Amendments to the Charter and Dispute Resolution
- Any member of the Association may make proposals for the amendment of the present Charter to the Secretary General.
- Proposed amendments to the Charter must be circulated to Association members at least two months prior to the meeting of the General Assembly.
- Amendments to the Charter shall come into force upon approval by the General Assembly by two-thirds of members present and voting; and
- Any dispute regarding the interpretation of the present Charter shall be determined by a two-thirds decision of those attending the General Assembly.
11. Dissolution de l’Association
- L’Association peut être dissoute par une résolution de l’assemblée générale prise aux deux-tiers des membres ; et
- Après ladite dissolution, le comité exécutif décide de la cession de l’actif et du paiement des dettes de l’Association. L’actif est cédé à la cellule de la Commission de l’Union Africaine en charge de la démocratie et de l’assistance électorale.
7. Dons et contributions
Le secrétaire général peut accepter au nom de l’Association, tout don, toute contribution, tous legs, sous réserve de l’approbation du comité exécutif.
2. Finances
Le budget de l’Association est financé par :
- La contribution des membres telle qu’énoncée dans la présente charte ;
- Les dons et legs reçus avec le consentement du comité exécutif ;
- Les fonds sollicités des sources externes par le secrétaire général, au nom du comité exécutif et avec l’approbation de celui-ci ;
- Les fonds générés par les activités de l’Association ;
- Les subventions et dons alloués par des organismes, fondations et institutions caritatives nationales ou internationales ;
- Les subventions et dons émanant des pouvoirs publics ; et
- Toute autre source approuvée par le comité exécutif.
- L’année budgétaire de l’Association va du 1er janvier au 31 décembre de chaque année calendaire.
9. Langues
- La présente charte est élaborée en quatre exemplaires, dont un français, un anglais, un arabe et un portugais, d’égale authenticité. Cependant, en cas d’incohérence entre des versions, la version anglaise l’emporte.
- Les langues de travail de l’Association sont celles de l’Union Africaine, à savoir l’anglais, le français, l’arabe et le portugais.
Chapitre V
Dispositions transitoires
- L’assemblée générale détermine le siège de l’association;
- La présente charte entre en vigueur dès son adoption par l’assemblée générale constitutive.
- Sous réserve de la mise en place formelle du secrétariat et de l’élection des organes de l’Association, la Cellule de l’Assistance Electorale de la Commission de l’Union Africaine continue de servir de secrétariat à l’Association.
- Un état de l’actif et du passif de l’association devra être présenté à la prochaine assemblée générale.
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